System zum Austausch von Datenflüssen
Im Speditions- und Logistiksektor sind Geschwindigkeit und Genauigkeit beim Informationsaustausch zu Prioritäten geworden. Zu den zusätzlichen Funktionen, die Nova Systems anbietet, gehört das EDI-System (Electronic Data Interchange) von BeOne, das von Unternehmen zur elektronischen Datenübermittlung genutzt wird. Ein Paradigmenwechsel, der sich positiv auf die Arbeit der Branche auswirkt.
Die Integration eines standardisierten Datenformats in das Verwaltungssystem reduziert die Kosten von Geschäftstransaktionen, verringert die Zeit für die Rückverfolgung von Informationen und die für die Bearbeitung von Aufträgen benötigte Zeit. Auf diese Weise haben Sie mehr Zeit, um sich der eigentlichen Planung und Verwaltung der Geschäfte des Unternehmens zu widmen.
Was kann ich mit dem EDI von BeOne machen?
Mit BeOne EDI können Sie verschiedene Arten von standardisierten Dokumenten zwischen heterogenen Informationssystemen austauschen. Der Grund dafür ist, dass EDI in der Lage ist, Dokumentdaten in jedem beliebigen Format zu erfassen und automatisch in dem vom Kunden gewünschten Format an seinen Bestimmungsort zu senden.
Die BeOne-Lösung automatisiert die Erstellung, den Versand und die Aufzeichnung aller Arten von elektronischen Transaktionen und interagiert mit jedem ERP-System. Dokumente werden so ohne menschliches Zutun bearbeitet.
Der Einsatz des EDI-Systems ist von strategischer Bedeutung, da es sich mit vielen Modulen der BeOne-Lösung integrieren lässt, darunter das Dokumenten Management System (elektronische Archivierung), BeOne e-Invoice (elektronische Rechnungsstellung), TMS und WMS.
Die Informationen, die dank des Einsatzes des EDI-Systems über die BeOne ausgetauscht werden können, sind vielfältig:
- • Persönliche Daten
- • Artikel
- • Ergebnisse
- • Rechnungen
- • Formulare
- • Buchhalterische Bewegungen
- • Buchhaltungstransaktionen
- • Lagerbewegungen
- • Kundenbestellungen
- • Lieferantenbestellungen
- • POD (Proof of Delivery)
- • Rückzüge
- • Versandmarkierungen
- • Versand
Dies sind die Statistiken der BeOne:
Jahr: 2018 – Ausgetauschte Nachrichten: 20.844.612
Jahr: 2019 – Ausgetauschte Nachrichten: 23.468.274
Jahr: 2020 – Ausgetauschte Nachrichten: 19.948.455 (al 05/11/2020)
Ein Beispiel für den Datenaustausch betrifft die Übernahme von Sendungen durch einen Korrespondenten.
- • Die Transportinformationen, die der Korrespondent dem Spediteur anvertraut, werden per EDI empfangen, so dass die Sendungsdaten nicht erneut in das System eingegeben werden müssen;
- • Wenn die Sendung dem Empfänger übergeben wird, werden das Ergebnis der Sendung und das POD per EDI an den Korrespondenten gesendet, so dass dieser die Informationen automatisch erhält und in sein System importiert. Ebenso, wenn es der Kunde von Nova Systems ist, der eine Sendung einem Korrespondenten anvertrauen muss:
- • Die Sendungsinformationen werden per EDI an den Korrespondenten gesendet, so dass der Korrespondent die Sendungsdaten nicht erneut in sein System eingeben muss, sondern sie bereits hochgeladen vorfindet.
- • Wenn der Korrespondent die Lieferung vorgenommen hat, sendet er mir das Ergebnis und die POD per EDI, so dass ich die Sendung automatisch im Status "geliefert" finde und die POD in die elektronische Speicherung eingegeben wird.
DIE VORTEILE, die sich aus der Verwendung des EDI-Systems ergeben:
- • Es ermöglicht eine immense Zeitersparnis für Dateneingabeoperatoren, die, wenn ich die Informationen direkt aus dem Informationssystem des Korrespondenten erhalte, die Daten nicht manuell erneut in das System eingeben müssen;
- • die Möglichkeit menschlicher Fehler reduziert oder sogar eliminiert wird, weil sie die Genauigkeit der Informationen erhöht. Wenn ich die Daten stattdessen manuell erneut in das Verwaltungssystem eingeben muss, kann es zu Tippfehlern der Bediener kommen (z.B. falsche Firmennamen oder noch schlimmer, falsche Beträge);
- • die Verwendung von Papier ist nicht mehr notwendig, was zu einer Verringerung der Verwaltungskosten und zu einer stärkeren Berücksichtigung des Umweltschutzes führt;
- • EDI erleichtert den Informationsaustausch in Echtzeit zwischen den beiden Partnern;
- • Angesichts der fundametalen Bedeutung von EDI ist die Kontinuität der Dienstleistungen dank der von Nova Systems garantierten Datenredundanz (Business Continuity) gewährleistet;
- • Das EDI-System wird von Nova Systems garantiert, die über eine interne Abteilung mit spezialisiertem und qualifiziertem Personal verfügt, die sich ausschließlich mit EDI-Dienstleistungen befasst;
- • Im EDI-Portal kann der Kunde die zu aktivierenden Alerts nach seinen Präferenzen konfigurieren. Auf diese Weise warnt das Benachrichtigungssystem den Benutzer über den Erhalt von Daten per E-Mail oder meldet Fehler.
