BeOne Workflow: die neue Grenze der Unternehmensorganisation

• Projekt-Profilierung

• Demo & Analyse Besonderheiten

• Individuelle Meetings

• Projekt-Präsentation

Nova Systems hat sich verpflichtet, einen Weg zu studieren, der jedes Unternehmen Schritt für Schritt zur vollständigen und effektiven Nutzung der BeOne-Lösung führt.  Der erste Schritt ist das Erstgespräch, mit dem die Profilierungsaktivität gestartet wird. Diese Aktivität, die mit Hilfe von Interviews durchgeführt wird, die von unseren Account Managern geführt werden, hat ein zweifaches Ziel: die Bedürfnisse des Unternehmens kennenzulernen und gleichzeitig die Produkte und Dienstleistungen zu identifizieren, die von Nova Systems angeboten werden und die die betrieblichen Anforderungen des Unternehmens am besten erfüllen. 

 Basierend auf den ausgetauschten Informationen fährt Nova Systems fort, die Demonstrationsumgebung zu konfigurieren, so dass das Unternehmen eine mögliche Hypothese seines eigenen Workflows innerhalb von BeOne implementiert sehen kann. Die Demonstrationsumgebung kann in mehreren Sprachen gewählt werden, darunter Italienisch, Englisch, Spanisch oder Französisch. Die Meetings zur Demo&Analyse Besonderheiten können nach Wahl des Unternehmens am Firmensitz, im Web-Meeting-Modus oder in den Büros der Nova Systems stattfinden.

Während dieser Einzelgespräche kann ein Unternehmen, das seinen Arbeitsablauf in der Software konkretisiert sieht, in der Regel alle erforderlichen Parametrierungen weitergeben, um den neuen Arbeitsablauf zu optimieren.   Am Ende dieser Phase wird dem Unternehmen das Projekt in Bezug auf den Zeitaufwand und die Schritte zur Durchführung der nachfolgenden Aktivitäten vorgestellt. 

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• BeOne Vertrag

• Bestätigung der Aufnahme der Tätigkeit

• Vertragsunterschrift

Mit der Unterzeichnung der Partnerschaft wird der Kunde Teil des Nova Systems Netzwerks, in all seinen Formen.

In diesem Punkt ist es unerlässlich, die Allgemeinen Vertragsbedingungen zu akzeptieren, die mit Nova Systems eine Beziehung besiegeln, die auf Vertrauen, Unterstützung und Austausch von Know-how für die gegenseitige Entwicklung des Geschäfts basiert. Darüber hinaus ist es für die Zusammenstellung der Metriken des Angebots, das auf einer monatlichen pay-per-use Gebühr basiert, notwendig, den Bestellvertrag zu unterzeichnen, auf dem die vom Kunden gewählten Softwaremodule und Dienstleistungen angegeben sind.

• Die Auswahl unserer Metriken ermöglicht es uns, eine monatliche Gebühr zu gewährleisten, die Folgendes beinhaltet:  

• Cloud-basierte Bereitstellung, mit vertraglich garantierter Geschäftskontinuität;  

• Wartung der gesamten Infrastruktur und des Rechenzentrums auf dem neuesten Stand der Technik;  

• Lieferung von Produkten und Dienstleistungen wie im Bestellvertrag beschrieben;  

• Zweimonatliche Release-Updates mit Upgrades und neuen Funktionen;  

• Assistenz inklusive, direkt telefonisch und telematisch, standardmäßig Montag bis Donnerstag von 07.00 bis 22.00 Uhr, Freitag von 07.00 bis 24.00 Uhr, Samstag von 08.00 bis 12.00 Uhr;  

• Datensicherung, Wartung und Backup.

Schließlich werden die Projektaktivitäten durch die Unterzeichnung des Vertrages über die Start-Up-Aktivitäten festgelegt, wobei dem Kunden eine doppelte Möglichkeit geboten wird: eine einmalige Formel zur Aufwertung des gesamten Projekts oder eine Formel für den Erwerb von monatlich abgerechneten Stunden, die die Gesamtzahl der Stunden des Kunden ausmachen, von denen alle Projektaktivitäten abgezogen werden. In beiden Fällen hat der Kunde Zugang zu einem reservierten Bereich, in dem er den Fortschritt aller seiner Aktivitäten überprüfen kann.  

Die Projektaktivitäten, die in diesem Vertrag enthalten sind, werden in den folgenden Abschnitten beschrieben. 

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• KickOff mit Key Usern

• KickOff mit Key Usern

• Cloud-Umgebung erstellen und Software Parametrierung

• Migration der Daten

Sobald die Partnerschaft mit Nova Systems unterzeichnet ist, beginnt die eigentliche Zusammenarbeit, die mit dem ersten Treffen, dem Kick-Off Meeting, zwischen den Key Usern des Kunden und den Account Managern von Nova Systems beginnt. Diese Phase ist entscheidend für die Definition des Projekts und hat das ultimative Ziel, alle Aktivitäten zu planen, die durchgeführt werden müssen, um den Tag des Go-Live zu erreichen. 

Es beginnt mit der Überprüfung der Infrastruktur des Kunden, der Installationen, der Definition des Trainingsplans und der Wahl der Art und Weise, wie diese Aktivität durchgeführt werden soll, bis hin zur Erstellung der Umgebung und ihrer Parametrisierung, wobei auch die Art der Datenmigration gewählt wird. All dies wird vom Nova Systems Projektmanager geleitet, der zusammen mit den vom Kunden ernannten Key-Usern den Fortschritt der einzelnen Aktivitäten in Vorbereitung auf den Abschluss der Projektphasen überwacht.

Die bei diesem Treffen getroffenen Vereinbarungen werden dem Kunden mitgeteilt, damit er sich aktiv beteiligen kann. Von hier aus geht es in die Betriebsphase. Nova Systems erstellt die Cloud-Umgebung des Kunden, auf der die ausgewählten Produkte und Services aktiviert werden, um die Parametrisierungsphase zu beginnen und die Umgebung mit den betrieblichen Anforderungen des Kunden konform zu machen.

Am Ende dieser Phase wird eine erste Daten-Migration durchgeführt, um die Umgebung für die nächste Trainingsphase vorzubereiten.

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• Einzel- oder Gruppentraining 

• Schulungen durch die NovAcademy Business Unit 

• Möglichkeit des Zugriffs auf Mittel aus Branchenfonds 

Die Trainingsphase wird innerhalb einer Testumgebung durchgeführt, in der ein erster Datenimport erfolgt ist. Ziel ist es, das Training an realen Betriebsabläufen durchzuführen, die den Anwender näher an die Durchführung seiner täglichen Tätigkeiten heranführen.  In diesem Zusammenhang wird die Dauer der Schulung durch einen Schulungskalender festgelegt, der beim Kick-Off-Meeting vereinbart wird. Nova Systems gibt dem Kunden immer die Möglichkeit zu wählen, ob die Schulungsempfänger die End-User, also die Endanwender, oder die Key-User, also die Abteilungsleiter, die für die Weitergabe der erworbenen Fähigkeiten und Kenntnisse verantwortlich sind, sind.  

Die Schulung kann beim Kunden vor Ort oder unter Einbeziehung der NovAcademy Business Unit durch Meetings im Webinar-Modus durchgeführt werden.  Nova Systems empfiehlt die am besten geeignete Schulungsmethode für das Unternehmen, das so die beste Lösung auf der Grundlage seiner Bedürfnisse wählen kann. 

Die Effektivität der Schulung entscheidet über den Erfolg des Go-Live. 

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• Physische Präsenz von Product Account Managern bei Kundenstandorten/Niederlassungen 

• Ein Team ist im Büro der Nova Systems zur Unterstützung des Unternehmens

• Der Kunde nutzt BeOne zur Steuerung des gesamten Betriebsablaufs 

In dieser Phase werden die in den vorherigen Schritten durchgeführten Aktivitäten konsolidiert.

In den Tagen vor dem Go-Live werden die Parameter-Einstellungen des Systems getestet, der Bekanntheitsgrad des Endbenutzers geteilt und ein letzter Datenimport durchgeführt, um eine Umgebung zu haben, die geeignet ist und den Anforderungen des Kunden entspricht. Am entscheidenden Tag des Go-Live sind die Account Manager von Nova Systems in den Büros und Filialen des Kunden präsent, um die Betreiber in dieser entscheidenden Phase zu unterstützen und eine sofortige Hilfe für jede Art von Bedarf zu garantieren.

In der Zentrale von Nova Systems arbeitet zur gleichen Zeit ein engagiertes Team daran, den erfolgreichen Ausgang des Go-Live Schritt für Schritt zu verfolgen und die Account Manager zusätzlich zu unterstützen. 

Während des Go-Live wird das BeOne-System vom Kunden genutzt, um den gesamten Betriebsablauf zu steuern.  Während des ersten Tages und der darauf folgenden Tage ist Nova Systems verpflichtet, den Fortschritt des Go-Live und den Grad der Kundenzufriedenheit zu überwachen.  

• Anwendungs und Cloud-Helpdesk-Support 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche, 365 Tage im Jahr

• Individuelle technische Beratung und Projektanalyse

• Release mit neuen Funktionen und neuen Produkten 

Nach dem Go-Live beginnt eine Beziehung zwischen Nova Systems und dem Kunden, die ganz im Zeichen des Wachstums steht. Die Zufriedenheit des Unternehmens ist unsere Priorität. Deshalb bieten wir Help-Desk-Support-Services an, die auf mehreren Ebenen strukturiert sind, um eine präzise und zeitnahe Antwort auf jede Anfrage zu geben. Unsere Mitarbeiter sind bereit, 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche, 365 Tage im Jahr volle Unterstützung zu bieten, damit sich der Kunde endlich auf sein Geschäft konzentrieren kann.

Jedem Unternehmen wird außerdem ein Projektleiter und ein Referenzkundenbetreuer für jede der durchgeführten Aktivitäten zugewiesen. So entsteht ein direkter und konstanter Faden, der zu einem gewinnbringenden Vertrauensverhältnis führt. Das engagierte Team von Nova Systems steht für jeden Bedarf an Beratung, Schulung oder Analyse von Geschäftsprozessen zur Verfügung. Das Nova Systems Forschungs- und Entwicklungszentrum steht in ständigem Kontakt mit den den Kunden zugewiesenen Projektmanagern, um die Bedürfnisse der Unternehmen in der Branche genau zu kennen, um in die BeOne-Releases neue Funktionen, neue Produkte und Implementierungen einzufügen, die von den Kunden selbst gewünscht werden. 

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