BeOne Workflow, la nueva frontera de la organización empresarial

• Perfil de la empresa

• Demonstración & Análisis Especificaciones

• Reuniones individuales

• Presentación del proyecto

Nova Systems se compromete a estudiar un camino que, paso a paso, oriente a cada empresa hacia el uso pleno y eficaz de la solución BeOne.

El primer paso se refiere a la reunión pre-venta, que dará inicio a la actividad de elaboración del perfil. Esta actividad, realizada con la ayuda de entrevistas realizadas por nuestros Account Managers, tiene un doble objetivo: comenzar a conocer las necesidades de la empresa e identificar al mismo tiempo los productos y los servicios ofrecidos por Nova Systems que están más en línea con las necesidades operativas de la empresa.

Sobre la base de la información compartida, Nova Systems procede a configurar el entorno de demostración para que la empresa pueda ver una hipótesis potencial de su propio flujo de trabajo implementado dentro de BeOne. El entorno de demostración se puede elegir en varios idiomas, incluidos italiano, inglés, español o francés.

Las reuniones destinadas a Demo & Análisis Especificaciones se pueden realizar, a elección de la empresa, en su sede, en modalidad web meeting o en las oficinas de Nova Systems.

Es durante estas reuniones individuales que normalmente una empresa, al ver su flujo de trabajo concretado en el software, puede transmitirnos cualquier necesidad de parametrización para optimizar el nuevo flujo de trabajo.

Al final de esta fase, se presenta a la empresa el proyecto, en términos de tiempo requerido y pasos a seguir para llevar a cabo las actividades posteriores.

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• Contrato BeOne

• Confirmación Orden de Compra

• Confirmación Actividades de Start-Up

Al firmar la asociación, el cliente pasa a formar parte de la red de Nova Systems, en todas sus formas.

En este sentido, es fundamental la aceptación de las Condiciones Generales de Contrato, que sellan una relación de colaboración con Nova Systems basada en la confianza, el apoyo y el intercambio de conocimientos para el mutuo desarrollo del business.

Además, para componer la métrica del Offering en base a una tarifa de pago por uso mensual, es necesario firmar el Contrato de Orden de Compra en el que se indican los módulos del software y los servicios elegidos por el cliente.

La elección de nuestra métrica nos permite asegurar una tarifa mensual que incluye:

• Distribución en la nube, y continuidad operativa (Business Continuity) garantizada contractualmente;

• Mantenimiento de toda la infraestructura y del centro de datos a través de las últimas tecnologías;

• Suministro de productos y servicios como se describe en el contrato de orden de compra;

• Actualizaciones de Release bimensuales con la emisión de Release y nuevas funciones;

• Incluida asistencia telefónica directa y online estándar, de lunes a jueves de 07.00 a 22.00 horas, viernes de 07.00 a 24.00 horas, sábado de 08.00 a 12.00 horas;

• Almacenamiento, mantenimiento y backup de datos.

Finalmente, las actividades del proyecto se definen mediante la firma del Contrato Actividades de Start-Up, y se presenta al cliente una doble oportunidad, que contempla una fórmula única de pago, para valorar todo el proyecto, o una fórmula de compra de horas que se cobrarán mensualmente y componen la bolsa de horas del cliente, de las que se deducirán todas las actividades del proyecto. En ambos casos, el cliente tendrá acceso a un área reservada donde podrá comprobar el progreso de sus actividades.

Las actividades del proyecto que se incluirán en este contrato son las que se describen en los siguientes puntos.

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• Reunión inicial (Kick-Off Meeting) con los Key Users

• Creación del entorno en la nube (Cloud Environment) y parametrización del software

• Migración de datos

Una vez que se ha firmado la asociación con Nova Systems, comienza la verdadera vía de cooperación, que empieza con la reunión inicial (Kick-Off Meeting), entre los usuarios clave (Key Users) del cliente y los Account Managers de Nova Systems. Esta fase es crucial para la definición del proyecto y tiene como finalidad última la planificación de todas las actividades que se deben realizar para llegar al día del Go-Live.

Se parte de la verificación de la parte infraestructural del cliente, las instalaciones, la definición del calendario formativo y la elección de cómo se desarrollará esta actividad, hasta la creación del entorno y su parametrización, con la elección también del modo de migración de datos. Todo es dirigido por el Project Manager de Nova Systems quien, junto con los Key Users designados por el cliente, se compromete a monitorear el avance de cada actividad preparatoria para concluir las fases del proyecto.

Los acuerdos realizados durante esta reunión se compartirán con el cliente para que pueda participar activamente.

Desde aquí entramos en la fase operativa. Nova Systems crea el Cloud Environment del cliente, en el que se activan los productos y servicios elegidos para iniciar la fase de parametrización y así adecuar el entorno a las necesidades operativas del cliente.

Finalmente, al finalizar esta fase, se realiza una primera Migración de Datos, preparando el entorno para la siguiente fase de formación.

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• Formación individual o de grupo

• Formación a través del proyecto NovAcademy, con cursos presenciales en la sede del cliente o en línea

• Posibilidad de acceder a la financiación de los fondos del sector

La fase de entrenamiento se lleva a cabo en un entorno de test, donde se ha realizado una primera importación de datos. El objetivo es realizar la formación sobre flujos operativos reales, que acerquen al usuario al desempeño de su actividad diaria. A este respecto, la duración de la formación se establece mediante un calendario de formación acordado en la reunión de inicio. 

Nova Systems siempre da al cliente la opción de elegir si los destinatarios de la formación son los End-Users, es decir, los usuarios finales, o los Key-Users, es decir, los responsables de departamento que se encargan de transferir las habilidades y conocimientos adquiridos. 

La formación puede llevarse a cabo en las oficinas del cliente o con la participación de la Business Unit de NovAcademy, a través de reuniones en modalidad de webinar. 

Nova Systems recomienda el método de formación más adecuado para la empresa, que podrá adoptar la mejor solución en función de sus necesidades. 

La eficacia de la formación determina el éxito de la puesta en marcha (Go-Live).

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• Asistencia presencial de los Account Manager de Producto en las sedes/delegaciones del cliente

• Equipo dedicado en la sede de Nova Systems para apoyar la actividad de la empresa

• El cliente utiliza BeOne para gestionar todo el flujo de trabajo

En esta fase se consolidan las actividades realizadas en los pasos anteriores.

En los días antecedentes a la fecha de Go-Live, se crea el entorno de producción y se realizan todas las comprobaciones finales de las parametrizaciones del sistema. También se comparte el nivel de conocimiento de los usuarios finales y se realiza una importación final de datos, para tener un entorno adecuado alineado con los datos actualizados del cliente. 

Llega el día crucial de Go-live, durante el cual los account managers de Nova Systems están presentes en las oficinas y sucursales del cliente para apoyar a los operadores en esta fase fundamental, garantizando una asistencia inmediata para cualquier tipo de necesidad.   

Al mismo tiempo, en la sede de Nova Systems, un equipo especializado trabaja para seguir paso a paso el éxito de la puesta en marcha, prestando más apoyo a las actividades de los account managers.

Durante el Go-live, el sistema BeOne es utilizado por el cliente para gestionar todo el flujo operativo.  En el primer día y en los días inmediatamente posteriores, Nova Systems se encarga de supervisar el progreso de Go-Live y el grado de satisfacción del cliente.

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• Asistencia Help Desk Aplicativo y Cloud las 24 horas del día, los 365 días del año

• Asesoramiento técnico individual y análisis proyectos

• Lanzamiento con nuevas funcionalidades y productos

Después del Go-Live, entre Nova Systems y el cliente comienza una relación centrada completamente en el crecimiento.
La satisfacción de las empresas es nuestra prioridad. Por esta razón, ofrecemos servicios de asistencia Help Desk estructurados en varios niveles, con el fin de dar una respuesta precisa y oportuna a cada solicitud. Nuestro personal está disponible para ofrecer asistencia total 24 horas al día, 7 días a la semana, 365 días al año y el cliente finalmente es libre de concentrarse en su negocio.
A cada empresa también se le asigna un Project Manager y un Account Manager de referencia para cada una de las actividades realizadas. Se establece así una línea directa y constante, que conduce a una fructífera relación de confianza. El equipo dedicado de Nova Systems está disponible para cualquier consulta, formación o análisis de procesos empresariales. El centro de Investigación y Desarrollo de Nova Systems está en constante contacto con los Project Manager asignados a los clientes, a través del lanzamiento de nuevas release y patch para desarrollar y coordinar las solicitudes de implementación y personalización del software.

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• Tras el Go-Live, entre Nova Systems y el cliente comienza una relación basada en el crecimiento del negocio;

• El Customer Success Manager se convierte en un partner de confianza con un enfoque proactivo para la empresa;

• El CSM guía a los colaboradores de la empresa para que descubran el potencial de la solución BeOne, con el fin de aprovechar al máximo cada funcionalidad.

La migración del sistema de gestión anterior a la nueva solución es el preludio del éxito.
Tras el Go-Live, entre Nova Systems y el cliente comienza una relación centrada en el crecimiento del negocio gracias al Customer Success Manager (CSM), un partner de confianza con un enfoque proactivo que ayuda a la empresa en el aprovechamiento de la solución BeOne.
Una mentalidad innovadora y proactiva. En este nuevo proceso de gestión, el Account Manager de Nova Systems, que sigue de cerca a la empresa, adopta el punto de vista del cliente y se convierte en el Customer Success Manager de referencia. El CSM conoce las aspiraciones y los objetivos de la empresa y, a partir de estas necesidades, es capaz de poner al cliente en condiciones de evolucionar, de estar siempre un paso por delante del mercado y de sus competidores.
Para lograr este propósito, el CSM guía a los usuarios de BeOne en el descubrimiento del potencial de la solución, para sacar el máximo provecho de cada una de las funcionalidades que podrían permitir a la empresa dar un salto definitivo.
El CSM de Nova Systems también puede contar con la formación de NovAcademy, para que los colaboradores obtengan un conocimiento total del sistema de gestión.

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