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EMPRESA DE TRANSPORTE
Organiza mejor tu flujo de trabajo
Las actividades de las empresas de transportes y expediciones internacionales requieren flexibilidad y rapidez de actuación.
Por eso, frente a procedimientos y aspectos normativos a veces intrincados y complejos, es necesario apoyarse en un software que te permita establecer un flujo de trabajo optimizado. Un verdadero modelo operativo y organizativo diseñado para estar en total simbiosis con los colaboradores de la empresa de transporte.
¿Cuál es el resultado?
Alto rendimiento y uso más eficiente y eficaz de todos los recursos empleados.
Descubre cómo. Este es el flujo de trabajo que cualquier operador puede establecer en el ámbito del transporte terrestre, en este caso del transporte cargas completas.
1 • OFERTA
Con BeOne se puede emitir ofertas spot a los clientes, configurando de forma sencilla e intuitiva todos los datos necesarios para cuantificar el transporte requerido. Los datos se introducen en el sistema y, a través del historial, se puede hacer un seguimiento de todas las ofertas emitidas y de las aceptadas, mostrando así su evolución en el tiempo y dando la oportunidad de realizar presupuestos aún más ajustados a las necesidades de la empresa de transporte.
2 • ORDEN
Para crear el pedido, el cliente acepta la oferta y envía la orden de transporte a la empresa. Los pedidos se envían electrónicamente, vía EDI, o se realizan directamente por teléfono o correo electrónico. Como alternativa, la orden de transporte cargada puede vincularse a la oferta emitida anteriormente, de modo que se siga conservando la información económica acordada.
3 • PLANIFICACIÓN DEL VIAJE
En la pantalla aparecen los pedidos que hay que planificar y la disponibilidad de vehículos y conductores. Las informaciones deben cruzarse con las necesidades del cliente para una optimización eficaz de los viajes a efectuar. BeOne ayuda al operador en la elección de los vehículos y del personal dedicado. Al planificar un viaje, el usuario puede tener siempre bajo control la disponibilidad de vehículos y conductores, así como las actividades en curso y las que van a realizarse, teniendo en cuenta los compromisos y la disponibilidad de todas las figuras implicadas.
4 • GESTIÓN DE RUTAS
El conjunto de las actividades de control y gestión de los vehículos y de los conductores/transportistas, en relación con las rutas elegidas, permite aumentar la eficacia y reducir considerablemente los costes y las emisiones de CO2. Una vez identificados los vehículos y conductores disponibles para realizar el viaje, es necesario optimizar la ruta, evitando los kilómetros vacíos. Con el módulo FTL para la gestión del transporte cargas completas, obtienes una visión inmediata de la posición de cada uno de los vehículos, para reducir al mínimo los kilómetros vacíos.
5 • ASIGNACIÓN DEL VIAJE
El viaje que se va a efectuar – es decir, el lugar, la hora de carga del vehículo y cualquier especificidad – se puede comunicar electrónicamente al conductor mediante diversas herramientas de comunicación; a continuación, se elabora la documentación que debe presentarse, si es necesario, al recoger la mercancía.
¿Quieres saber más sobre el módulo software FTL para la gestión del transporte cargas completas?
6 • VIAJE
El transportista es informado de los detalles del viaje que se le ha asignado. En función de las herramientas tecnológicas instaladas en el vehículo, es posible que se produzcan una serie de interacciones entre el mismo vehículo y BeOne. El software de transporte cargas completas proporciona información en tiempo real sobre el estado del viaje, su trazabilidad, la carga o descarga de las mercancías, la posible gestión de los pallets, los tiempos de parada y mucho más.
7 • GEOLOCALIZACIÓN
A través de la geolocalización es posible identificar la ruta óptima. La cartografía ayuda a identificar la mejor ruta en términos de tiempo y kilómetros a recorrer. El objetivo es gestionar la ejecución del viaje de la mejor manera posible. En función del equipamiento del vehículo, BeOne puede integrarse con los sistemas de satélite y otros dispositivos instalados en el vehículo.
8 • DOCUMENTACIÓN DIGITAL
La documentación relativa al viaje puede digitalizarse, archivarse y asociarse al viaje mismo y, por tanto, recuperarse fácilmente desde la aplicación BeOne. Es posible gestionar una serie de documentos: desde la confirmación de la orden de transporte al cliente, hasta la orden de transporte que se enviará al transportista tercero. También es posible emitir y gestionar directamente tanto las CMR individuales y acumulativas.
9 • FACTURACIÓN
Gracias al software BeOne, es posible emitir una factura única o una que acumula varios viajes. La factura detalla todos los elementos relacionados con el viaje. Es posible emitir una autofactura, es decir, un resumen que se entrega al transportista tercero por los viajes que ha realizado.
10 • CONTROL DE GESTIÓN
En el ámbito del control de la gestión, BeOne Analytics, la herramienta de Business intelligence de BeOne, proporciona un análisis completo de todas las actividades relacionadas con los viajes, desde los vehículos utilizados hasta el personal. Gracias a las herramientas de Business Intelligence, es posible obtener un análisis preciso del rendimiento de la empresa. Los datos que se van a analizar son los típicos del transporte terrestre FTL, pero son posibles todos los tipos de análisis estadísticos desde un punto de vista estratégico.
