Electronic Data Interchange
En el sector de los transitarios y de los operadores logísticos, la rapidez y la precisión en el intercambio de informaciones se han convertido en características de una importancia prioritaria. Entre las funcionalidades integradas ofrecidas por Nova Systems se encuentra el sistema EDI (Electronic Data Interchange) de BeOne, que las empresas utilizan para enviar datos en formato electrónico. Un cambio de paradigma que influye positivamente sobre el trabajo de los operadores del sector.
Integrar un formato de datos estandarizado en el software permite la reducción de los costes de las transacciones empresariales, disminuye el tiempo para detectar las informaciones y para elaborar los pedidos. De esta manera tendrás más tiempo para dedicarte a la verdadera planificación y gestión del negocio empresarial.
Qué puedes hacer con los flujos de datos EDI de BeOne:
El sistema de intercambio EDI de BeOne permite intercambiar diferentes tipologías de documentos normalizados entre sistemas de información heterogéneos. Esto porque el EDI es capaz de recopilar en cualquier tipo de formato los datos del documento y automáticamente los envía a la destinación en el formato requerido por el cliente.
El sistema EDI automatiza la creación, el envió y el registro de todo tipo de transacción electrónica, interaccionando con cualquier sistema ERP. Por consiguiente, los documentos se elaboran sin la necesidad de la intervención humana.
El uso del sistema de intercambio EDI es estratégico porque se integra con varios módulos de la solución BeOne, entre los cuales el Document Management System (Archivo electrónico de documentos), TMS e WMS.
Las informaciones que se pueden intercambiar a través de BeOne, gracias al empleo del sistema EDI, son múltiples:
- • Registros
- • Artículos
- • Resultados
- • Facturas
- • Formularios
- • Carteles aduaneros
- • Movimientos contables
- • Movimientos del almacén
- • Pedidos de los clientes
- • Pedidos de los proveedores
- • POD (Proof of Delivery)
- • Recogidas
- • Etiquetas
- • Expediciones
Aquí las estadísticas de BeOne:
Año: 2018 – Mensajes intercambiados: 20.844.612
Año: 2019 – Mensajes intercambiados: 23.468.274
Año: 2020 – Mensajes intercambiados: 19.948.455 (hasta el 05/11/2020)
Un ejemplo de intercambio de flujos de datos remite a la recepción de envíos por parte de un corresponsal.
- • Se reciben por medio del EDI las informaciones del transporte que el corresponsal deja en cargo al transitario, sin tener que volver a insertar en el sistema los datos de la expedición;
- • Cuando la expedición llega al destinatario, el EDI envía al corresponsal el resultado de la expedición y la prueba de entrega (POD). De tal manera el corresponsal recibe e importa la información en su sistema de manera automatizada. Igualmente, si es el cliente de Nova Systems el que tiene que encargar un envío a un corresponsal:
- • El EDI envía al corresponsal la información sobre las expediciones a encargar, así que el corresponsal no tiene que volver a insertar en su sistema los datos de la expedición porque ya están;
- • Cuando el corresponsal realice la entrega, enviará tramite EDI el resultado y la prueba de entrega. De tal manera, se encontrará automáticamente la expedición bajo el estado “entregado” y la prueba de entrega se insertará en el archivo electrónico.
Cuáles son las VENTAJAS que derivan del empleo del Sistema de intercambio EDI:
- • permite un gran ahorro del tiempo de introducción de los datos por parte de los operadores de data entry, quienes reciben la información directamente del sistema informativo del corresponsal y no deben reinsertar manualmente los datos en el sistema;
- • se reduce o, incluso, se elimina la posibilitad de errores humanos ya que incrementa la precisión de la información. Por lo contrario, cuando los operadores tienen que insertar manualmente los datos en el software, podrían realizar errores tipográficos (por ejemplo, escribiendo razones sociales incorrectas o, aún peor, importes incorrectos);
- • no se necesita más el empleo de papel y, por esta razón, disminuyen los costes de gestión y aumenta la atención al impacto medioambiental;
- • el EDI favorece el intercambio de información en tiempo real entre los dos colaboradores;
- • debido a la importancia vital del EDI, Nova Systems garantiza la continuidad del servicio gracias a la redundancia de los datos (Business Continuity);
- • el sistema EDI está garantizado por Nova Systems, que tiene una división interna con profesionales especializados y calificados que se ocupa exclusivamente de los servicios EDI;
- • en el portal EDI el cliente puede configurar las alertas para activar según sus propias preferencias. De tal manera el sistema de notificaciones avisa el usuario de la recepción de los datos tramite correo electrónico o señala eventuales errores.
