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AGENTES MARÍTIMOS
Organiza mejor tu flujo de trabajo
¿Buscas una solución para el mundo de las agencias marítimas?
Gracias a las recientes innovaciones introducidas por Nova Systems, BeOne es el software ideal para los agentes marítimos, portuarios y transitarios.
¿Por qué afirmamos esto?
Con el módulo Shipping Agency, se puede obtener la emisión de pólizas, freight accounts y todos los manifiestos relacionados con las operaciones de la agencia marítima. BeOne también permite analizar los costes e ingresos por cada viaje, compañía, expediente, póliza y gestión de los gastos e ingresos, con respecto a la cuenta de desembolsos del buque.
El Grupo Gallozzi también ha optado por seguir el flujo de trabajo con BeOne. Un enfoque capaz de facilitar todas las actividades, incluida la gestión de las operaciones aduaneras, la facturación y el control de la gestión.
Este es el flujo de trabajo que se puede establecer para la gestión de las agencias marítimas
1 • TARIFAS DE COSTES E INGRESOS
Con el CRM de BeOne se puede gestionar las tarifas de ingresos de los clientes, para calcular fletes y otros gastos con la posibilidad de emitir freight accounts.
La funcionalidad también permite gestionar las tarifas de costes de las compañías y de todos los demás proveedores que intervienen en el envío, incluidos el agente de aduanas, el transportista, la terminal de contenedores y el almacén.
2 • RELACIONES CON LAS COMPAÑÍAS ARMADORAS
El software es capaz de gestionar todos los buques que pasan por el puerto de referencia de la agencia marítima. Es posible crear y coordinar cada viaje-buque, para el que la compañía armadora requiere servicios específicos de la agencia, que pueden prestarse tanto al atraque como a la salida del buque. Las actividades se registran en la solución BeOne como operaciones a realizar y como costes y/o ingresos en relación con la prestación del servicio solicitado.
3 • EXPEDIENTE DEL BUQUE
Los servicios solicitados por la empresa armadora en el momento del atraque o de la salida componen el expediente del buque, un archivo en el que se registran todos los costes en los que ha incurrido la agencia en nombre del armador para prestar los servicios solicitados. En el expediente del buque es posible emitir la cuenta de desembolsos, que constituye el justificante de los gastos realizados por la agencia en nombre del armador.
La agencia también puede refacturar otros ingresos, como las comisiones de agencia, que constituyen movimientos de ingresos analíticos dentro del expediente. En el expediente, se puede comprobar que cada coste incurrido ha sido correctamente facturado al armador y se da la posibilidad de controlar la rentabilidad que la agencia está obteniendo en el expediente que se está tramitando.
Mediante el control de gestión y el módulo de BeOne para la verificación de las facturas de proveedores, es posible registrar los importes provisionales de los costes y consolidarlos posteriormente con las facturas recibidas de las distintas partes implicadas en la prestación de los servicios solicitados por el armador.
4 • LISTAS DE DESEMBARCO, EMBARQUE Y TRANSBORDO
Cada expediente de la agencia es preparatorio para la emisión de la reserva requerida al cliente y se utiliza posteriormente para componer las listas de embarque o desembarque del buque, las órdenes de posicionamiento y cualquier otro documento que se solicite durante el ciclo de tramitación del expediente, incluida la fase de facturación.
El módulo Shipping Agency de BeOne permite la gestión de las listas de embarque y desembarque de forma visual, mediante la manipulación de los contenedores en los expedientes de carga o descarga. El agente marítimo, con una simple operación de arrastrar y soltar, puede insertar o excluir un expediente dentro del buque con sólo arrastrarlo y soltarlo.
¿Quieres obtener más información sobre el módulo de software para la gestión de las agencias marítimas?
5 • EMISIÓN DE DOCUMENTOS DE LA COMPAÑÍA
Una vez elaboradas las listas de embarque y desembarque, se pueden emitir una serie de documentos en nombre de la compañía naviera. Es posible calcular freight accounts con tarifas específicas y, posteriormente, imprimirlas o enviarlas por email. El agente marítimo también puede emitir las pólizas Bill of Lading, Way Bill y House Bill of Lading en nombre de la compañía marítima en el formato de impresión solicitado por la compañía, numerando los documentos según el estándar de las compañías. A partir de las listas de embarque o desembarque, se pueden publicar freight, unfreight manifest y cargo manifest, en nombre de la compañía naviera.
6 • MENSAJES EDI
El módulo Shipping Agency de BeOne proporciona varios mensajes EDI estándar, utilizados en la comunicación entre las partes implicadas en la gestión de los expedientes de embarque y desembarque. Así, es posible enviar o recibir manifiestos de la compañía naviera o de otros puertos.
Por lo tanto, es posible enviar automáticamente pólizas, expedientes, manifiestos, órdenes de entrega, órdenes de posicionamiento, instrucciones aduaneras a otras autoridades portuarias, agentes marítimos portuarios, compañías marítimas, terminales de contenedores u otras partes externas como clientes, transportistas, operadores aduaneros. El agente marítimo tiene la posibilidad de recibir información de las terminales de contenedores, como la fecha y la hora de salida del contenedor, el número de identificación de la unidad de carga, los precintos colocados y el VGM.
7 • OPERACIONES ADUANERAS
En Italia, el módulo Shipping Agency está integrado con el módulo para la gestión aduanera de BeOne y permite la creación automática de documentos aduaneros a partir de los expedientes de las agencias. Es posible controlar directamente desde los expedientes la situación aduanera de cada contenedor o envío de mercancías y archivar todos los documentos emitidos. Esto mismo es posible en los mercados internacionales, gracias a la integración con los distintos agentes del mercado que ofrecen soluciones ERP para las operaciones aduaneras.
Al facturar el expediente, BeOne permite facturar todos los derechos de aduana adelantados en las distintas operaciones aduaneras emitidas contra el expediente. El módulo Shipping Agency también se integra con los manifiestos de aduana, a partir de los cuales se pueden generar manifiestos completos de llegada o salida del viaje del buque de la agencia marítima.
8 • FACTURACIÓN
BeOne permite el cálculo automático de los fletes y otros gastos, incluidos los de la compañía y la agencia, así como la facturación de los distintos importes mediante tarifas específicas de ingresos gestionadas por el módulo CRM. También es posible emitir Ofertas Spot facturables dentro del expediente de la agencia marítima.
9 • CONTROL DE GESTIÓN
El control de gestión de BeOne está perfectamente integrado con el módulo Shipping Agency. A partir del expediente de la empresa, es posible registrar los costes previstos, que luego se finalizan a través de la funcionalidad de verificación de la factura del proveedor. Además, el Business Intelligence de BeOne permite un análisis más profundo de todas las actividades gestionadas por la agencia marítima y posibilita el seguimiento de los resultados económicos de cada expediente y de cada viaje gestionado.
