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AGENTI MARITTIMI

Organizza al meglio il tuo flusso di lavoro

Cerchi una soluzione per il mondo delle Shipping Agency?
Grazie alle recenti innovazioni introdotte da Nova Systems, BeOne si conferma il software ideale per agenti marittimi, portuali e forwarding agents.
Perché affermiamo questo?

Con il modulo Shipping Agency è possibile ottenere l’emissione di polizze, freight accounts e di tutti i manifesti relativi all’operatività dell’agenzia marittima. BeOne consente inoltre di analizzare costi e ricavi per singolo viaggio-nave e compagnia, dossier, polizza e gestione delle spese e degli incassi a fronte del conto esborsi della nave.
Anche il Gruppo Gallozzi ha scelto di seguire il flusso di lavoro con BeOne. Un approccio in grado di agevolare ogni attività, tra cui la gestione delle operazioni doganali, la fatturazione e il controllo di gestione.

Ecco il flusso di lavoro che puoi predisporre nell’ambito della gestione delle shipping agency.

1 • TARIFFE DI COSTO E RICAVO

Con il CRM di BeOne si possono gestire le tariffe di ricavo dei clienti, al fine di calcolare noli, accessorie e altre competenze, con la possibilità quindi di emettere i freight account.
Grazie alla funzionalità è possibile inoltre gestire le tariffe di costo delle compagnie e di tutti gli altri fornitori coinvolti nella spedizione, tra cui l’operatore doganale, il trasportatore, il terminal container e il magazzino.

2 • RAPPORTI CON LE COMPAGNIE ARMATRICI

Il software è in grado di gestire ogni nave che transita per il porto di riferimento dell’agenzia marittima. È possibile creare e coordinare i singoli viaggi nave, per i quali la compagnia armatrice richiede specifici servizi all’agenzia, i quali possono essere forniti sia all’attracco che alla partenza della nave stessa. Le attività vengono censite all’interno della soluzione BeOne come operazioni da svolgere e come costi e/o ricavi contestuali all’erogazione del servizio richiesto.

3 • PRATICA NAVE

I servizi richiesti dalla compagnia armatrice al momento dell’attracco o alla partenza vanno a costituire la cosiddetta pratica nave, un dossier all’interno del quale vengono registrati tutti i costi che l’agenzia sostiene per conto dell’armatore nell’erogare i servizi richiesti.
Nella pratica nave è possibile emettere il conto esborsi, che costituisce il giustificativo delle spese sostenute dall’agenzia per conto dell’armatore. L’agenzia inoltre può rifatturare eventuali ulteriori ricavi, come ad esempio le commissioni di agenzia, che vanno a costituire movimenti di ricavo analitico all’interno della pratica. Nel dossier è possibile verificare che ogni costo sostenuto venga stato correttamente fatturato all’armatore e viene data la possibilità di monitorare la redditività che l’agenzia sta ottenendo sulla pratica in lavorazione.
Attraverso il controllo di gestione e il modulo di verifica fatture fornitori di BeOne, si possono registrare importi previsionali di costo e successivamente consuntivare tali costi con le fatture ricevute dai vari soggetti coinvolti nell’erogazione dei servizi richiesti dall’armatore.

4 • LISTE DI SBARCO, IMBARCO E TRASBORDO

Ogni dossier agenziale è propedeutico all’emissione del booking richiesto al proprio cliente e successivamente viene utilizzato per comporre le liste di imbarco o di sbarco della nave, gli ordini di posizionamento e ogni altro documento che viene richiesto durante il ciclo di lavorazione del dossier, compresa la fase di fatturazione.
Il modulo Shipping Agency di BeOne permette di gestire le liste di imbarco e sbarco in modo visuale, andando a movimentare al carico o allo scarico i container facenti parte delle pratiche. L’agente marittimo, con una semplice operazione di drag&drop, può inserire o escludere una pratica all’interno della nave semplicemente trascinandola al suo interno.

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5 • EMISSIONE DOCUMENTI COMPAGNIA

Una volta composte le liste di imbarco e di sbarco è possibile emettere una serie di documenti in nome e per conto della compagnia di navigazione. È possibile calcolare, attraverso specifiche tariffe, i freight accounts e successivamente stamparli o inviarli via e-mail. L’agente marittimo è in grado inoltre di emettere le polizze Bill of Lading, Way Bill e House Bill of Lading per conto della compagnia marittima nel formato di stampa da lei richiesto, numerando i documenti secondo lo standard delle compagnie. Dalle liste di imbarco o sbarco è possibile pubblicare, per conto della compagnia marittima, i freight o unfreight manifest e i cargo manifest.

6 • MESSAGGI EDI

Il modulo Shipping Agency di BeOne mette a disposizione diversi messaggi standard EDI utilizzati nella comunicazione tra i soggetti coinvolti nella gestione delle pratiche di imbarco e sbarco. È possibile così inviare o ricevere i manifest dalla compagnia di navigazione o da altri porti.
È consentito quindi l’invio automatico di polizze, dossier, manifesti, delivery order, ordini di posizionamento, istruzioni doganali verso altre autorità portuali, agenti marittimi portuali, compagnie marittime, terminal container o altri soggetti esterni come clienti, trasportatori, operatori doganali. L’agente marittimo ha la possibilità di ricevere informazioni dai terminal container, quali data e ora di uscita del container, numero identificativo dell’unità di carico, sigilli apposti e VGM.

7 • OPERAZIONI DOGANALI

Il modulo shipping agency, in Italia, è integrato con il modulo Dogana di BeOne e consente, a partire dai dossier agenziali, la creazione automatica di bolle doganali. È possibile monitorare direttamente dai dossier lo status doganale di ogni singolo container o partita di merce e archiviare tutti i documenti emessi. La stessa cosa è resa possibile nei mercati internazionali, grazie all’integrazione con i diversi player di mercato che forniscono soluzioni ERP per le operazionali doganali.
In fase di fatturazione della pratica BeOne consente di fatturare tutti i diritti doganali anticipati nelle varie operazioni doganali emesse a fronte del dossier. Il modulo Shipping Agency si integra inoltre con i manifesti doganali, da cui è possibile generare interi manifesti in arrivo o in partenza, partendo dal viaggio nave dell’agenzia marittima.

8 • FATTURAZIONE

BeOne consente il calcolo automatico di noli e accessorie, competenze di compagnia e competenze di agenzia e la relativa fatturazione dei vari importi, tramite apposite tariffe di ricavo che vengono gestite dal modulo CRM. È inoltre possibile emettere offerte spot fatturabili all’interno del dossier dell’agenzia marittima.

9 • CONTROLLO DI GESTIONE

Il controllo di gestione di BeOne è integrato perfettamente con il modulo Shipping Agency. Dal dossier di compagnia è possibile registrare i costi previsionali, che vengono poi consuntivati attraverso la funzionalità di verifica della fattura fornitore. La Business Intelligence di BeOne, inoltre, consente un’analisi più approfondita di tutte le attività gestite dall’agenzia marittima e permette di monitorare l’andamento economico di ogni pratica e di ogni singolo viaggio nave gestito.