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SPEDIZIONIERI DOGANALI
Organizza al meglio il tuo flusso di lavoro
Nova Systems ha sviluppato un nuovo modello organizzativo, nato per utilizzare al meglio energie e risorse interne nell’ambito della Dogana. Grazie all’utilizzo di un unico database, in pochi click puoi dirigere tutte le operazioni doganali, dall’interscambio telematico con l’agenzia delle Dogane, fino ad arrivare alla fatturazione e al controllo di gestione.
Qual è il risultato?
Un approccio lavorativo nuovo, garantito da Nova Systems per favorire la crescita aziendale.
Ecco il flusso di lavoro che ogni doganalista può predisporre nell’ambito della dogana.
1 • DICHIARAZIONE DOGANALE
L’operazione doganale in BeOne può essere creata con l’inserimento di una bolla ex novo, con la duplicazione di una precedente bolla dichiarata o attraverso l’utilizzo di un formulario campione che funge da modello precompilato per la dichiarazione. È possibile inoltre ricevere i dati dai Clienti per ottenere le bolle doganali in forma telematica, attraverso gli EDI – Electronic Data Interchange, riducendo al minimo l’intervento dell’operatore nell’inserimento dei dati.
Inoltre il sistema permette il collegamento e il recupero dei dati da spedizioni, movimento di magazzino conto terzi (WMS 3PL) e groupage.
Il software si occupa di eseguire dei controlli formali sulla validità dei dati inseriti prima dell’invio in dogana. Successivamente all’invio l’utente riceve una notifica con una risposta positiva o eventuali messaggi di errore.
2 • TABELLE E NORMATIVA DOGANALE
Il modulo Dogana di BeOne integra e pubblica per gli utenti tutte le tabelle ministeriali correlate all' operazione doganale, che sono richiamate dalla normativa vigente. Ad esempio, è possibile ottenere in linea l’elenco aggiornato delle voci doganali secondo i rilasci pubblicati dall’Unione Europea.
Nova Systems inoltre si occupa di mantenere aggiornate le tabelle e di verificarne la correttezza in modo periodico.
3 • GESTIONE DEI DIRITTI DOGANALI
Il software permette agli spedizionieri doganali la ripresa automatica dei diritti in fase di fatturazione della bolla, sia che essa venga fatturata come pratica a sé stante sia che sia collegata ad una spedizione. Tramite dei parametri gestibili per singolo cliente è possibile automatizzare l’emissione di una fattura, di una nota debito, di una richiesta anticipi, o ancora assegnare ad ogni cliente un importo massimo di scoperto sui diritti doganali, consentendogli di verificare la sua esposizione finanziaria in merito ai diritti doganali.
Inoltre durante la gestione della bolla e prima dell’invio in dogana, il software verifica se per quel determinato cliente i diritti devono essere riscossi in anticipo o se c’è capienza nel fido sul conto di debito assegnato al cliente.
4 • INTERSCAMBIO TELEMATICO
Durante la fase di invio telematico della bolla doganale BeOne si occupa della firma automatica della dichiarazione e della comunicazione con i web service dell’agenzia delle dogane. La bolla, durante la procedura di invio, assume degli stati che possono essere monitorati dall’utente per verificare l’eventuale presenza di risposte e se l’invio è stato effettuato con esito positivo.
Il modulo Dogana di BeOne per la gestione delle pratiche doganali è in grado di inviare in modo telematico la dichiarazione doganale Import sia completa, che attraverso più invii parziali. Inoltre permette di inviare richieste di rettifica telematica e di annullamento telematico della dichiarazione.
Vuoi saperne di più sul modulo software dogana per la gestione delle dichiarazioni doganali?
5 • GESTIONE FASCICOLO ELETTRONICO
Grazie ai servizi messi a disposizione dall’agenzia delle dogane BeOne si interfaccia con il fascicolo elettronico della dichiarazione doganale e con il nuovo cassetto doganale. Nello specifico è possibile archiviare i documenti pdf direttamente sulla bolla doganale import e successivamente decidere se, attraverso BeOne, inviarli in dogana nel fascicolo elettronico oppure nel cassetto doganale.
Il software monitora gli stati di controllo della dichiarazione in dogana, mostrando l’avvenuto controllo automatizzato oppure la necessità di controllo documentale, o visita merce o ancora controllo scanner, fino all’avvenuta ricezione dello svincolo.
6 • NOTIFICA STATUS DOGANALE DELLE MERCI
La completa integrazione tra i moduli TMS e Dogana di BeOne consente di monitorare in tempo reale, direttamente nel software, lo stato doganale delle partite di merce che si stanno spedendo. È possibile avere il dettaglio della merce per spedizione o per singolo container, nel caso di spedizioni FCL, collegato all’ambito marittimo import ed export o di Shipping Agency. L’utente in ufficio o il magazziniere dotato di palmare possono monitorare l’evolversi dell’operazione doganale sulle merci e ricevere gli alert in caso vengano movimentate delle partite di merce non ancora sdoganate. Allo stesso modo il software WMS (gestionale magazzino) si integra con il modulo dogana di BeOne, andando a interagire con la dogana sia nella fase di introduzione in deposito sia al momento dell’estrazione.
7 • FATTURAZIONE E CONTROLLO DI GESTIONE
Le tariffe gestibili nel modulo CRM di BeOne permettono lo sviluppo tariffario automatico delle competenze legate alla dichiarazione doganale. Il software mette a disposizione numerosi metodi differenti di calcolo, che possono coprire le esigenze dell’operatore doganale. BeOne permette inoltre di fatturare l’operazione doganale, sia essa libera che collegata a una pratica di spedizione. È possibile poi emettere fatture singole oppure periodiche.
8 • TRACKING DOGANALE
Le aziende che collaborano con i clienti che utilizzano il modulo dogana di BeOne possono monitorare in tempo reale, direttamente nel portale di Tracking, lo stato di avanzamento delle dichiarazioni doganali. Ad esempio, è possibile visualizzare quando la dichiarazione è stata inserita a sistema e inviata senza errori alla dogana, oppure quando la dogana assegna lo svincolo alla dichiarazione o, per le dichiarazioni export e di transito, quando viene ricevuto l’ivisto o l’Irildes. Contestualmente alla pubblicazione degli stati sul portale si possono emettere in modo automatico le stampe del DAU e DAE, con la possibilità di inviarle al cliente finale per metterle a disposizione nei suoi sistemi informativi.
