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AZIENDA DI TRASPORTO
Organizza al meglio il tuo flusso di lavoro
L’attività delle aziende di trasporto e di spedizioni internazionali richiede grande precisione e rapidità di intervento. Ecco perché, a fronte di procedure e aspetti normativi a volte intricati e complessi, è necessario affidarsi a un software che ti mette nelle condizioni di predisporre un flusso di lavoro ottimizzato.
Un vero e proprio modello operativo e organizzativo studiato per essere in totale simbiosi con i collaboratori dell’impresa di trasporto.
Qual è il risultato?
Performance elevate e un utilizzo più efficiente ed efficace di tutte le risorse impiegate.
Ecco il flusso di lavoro che ogni operativo può predisporre nell’ambito del trasporto terrestre, in questo caso del trasporto carico completo.
1 • OFFERTA
Con BeOne è possibile emettere delle offerte spot ai clienti, impostando in modo semplice e intuitivo tutti i dati necessari alla quantificazione del trasporto richiesto. I dati vengono inseriti nel sistema e attraverso lo storico puoi tenere traccia di tutte le offerte emesse e di quelle accettate, visualizzando quindi come si sono evolute nel tempo e dando così la possibilità di effettuare delle quotazioni ancora più in linea con le necessità dell’azienda di trasporto.
2 • ORDINE
Per creare l’ordine il cliente accetta l’offerta e inoltra l’ordine di trasporto all’azienda. Gli ordini vengono inviati in modo telematico, attraverso gli EDI, o gestiti direttamente al telefono o via e-mail. In alternativa, l’ordine di trasporto caricato può essere associato all’offerta precedentemente emessa, in modo da mantenere comunque le informazioni economiche concordate.
3 • PIANIFICAZIONE VIAGGIO
A video vengono visualizzati gli ordini da pianificare e di conseguenza la disponibilità dei mezzi e degli autisti, che vanno incrociati con le richieste del cliente. BeOne ti agevola nella scelta e nella gestione del personale. Durante la pianificazione del viaggio il disponente ha infatti la possibilità di avere sempre sotto controllo le disponibilità dei mezzi, sia per le attività che devono svolgere e quelle in essere, sia per quanto riguarda le scadenze operative e amministrative, che influiscono sulla gestione della flotta (fleet management) e del parco mezzi, così come la situazione degli autisti.
4 • GESTIONE DEI PERCORSI
L'insieme delle attività di controllo e di gestione dei mezzi e degli autisti/vettori, in relazione ai percorsi scelti, permette un aumento dell'efficienza e una riduzione considerevole dei costi e della CO2 emessa. Una volta individuati i mezzi e gli autisti disponibili alla esecuzione del viaggio occorre ottimizzare il giro evitando i chilometri a vuoto. Con il modulo FTL per la gestione del trasporto carico completo, si ha la pronta visione della posizione di ogni singolo mezzo, così da ridurre al massimo i chilometri percorsi senza merce.
5 • ASSEGNAZIONE DEL VIAGGIO
Il viaggio viene assegnato attraverso una comunicazione all’autista, il quale viene informato riguardo al mezzo, il luogo, l’orario e viene prodotta la documentazione che l'autista stesso dovrà presentare al momento del ritiro della merce. Quando viene fatta l’assegnazione del viaggio il disponente comunica al luogo di ritiro chi viene a ritirare la merce. Attraverso la funzionalità “Assegnazione viaggi” viene inviata in modo digitale la comunicazione all’autista.
Vuoi saperne di più sul modulo software FTL per la gestione del trasporto carico completo?
6 • VIAGGIO
Al vettore vengono comunicati i dettagli del viaggio che gli viene assegnato. In funzione degli strumenti tecnologici installati sul mezzo di trasporto è possibile avere una serie di interazioni tra il mezzo stesso e BeOne. Il software trasporto carico completo fornisce informazioni in tempo reale sullo stato del viaggio, la sua tracciabilità, le attività di carico o scarico della merce, l'eventuale gestione delle palette, le ore di sosta e molto altro ancora.
7 • GEOLOCALIZZAZIONE
Attraverso la Geolocalizzazione è possibile Individuare il percorso ottimale. La cartografia contribuisce a individuare la strada migliore in termini di tempo e di chilometri da percorrere. L'obiettivo è quello di gestire al meglio l'esecuzione del viaggio. In funzione delle apparecchiature presenti sul mezzo, BeOne si può integrare con i sistemi satellitari e con gli altri dispositivi installati sul mezzo.
8 • DOCUMENTAZIONE DIGITALE
La documentazione relativa al viaggio può essere digitalizzata, archiviata ed associata al viaggio stesso e quindi richiamabile facilmente dall'applicativo BeOne. È possibile gestire una serie di documenti che vanno dalla conferma dell'ordine di trasporto verso il cliente al mandato di trasporto da inviare al vettore terzo. È inoltre possibile emettere e gestire direttamente la CMR sia singola che cumulativa.
9 • FATTURAZIONE
Grazie a BeOne è possibile emettere una fattura singola o cumulativa di più viaggi. All'interno della fattura sono riportati a dettaglio tutti gli elementi che riguardano il viaggio. È possibile emettere l'autofattura, ovvero un riepilogo da fornire al vettore terzo relativo ai viaggi da lui effettuati.
10 • CONTROLLO DI GESTIONE
Nell'ambito del controllo di gestione, BeOne Analytics, lo strumento di Business intelligence di BeOne consente un'analisi completa di tutte le attività legate al viaggio, dai mezzi impiegati al personale. Grazie agli strumenti di Business Intelligence è possibile ottenere un'analisi puntuale dell'andamento dell'azienda di autotrasporti. I dati da analizzare sono quelli tipici del trasporto terrestre FTL, ma sono possibili tutti i tipi di analisi statistiche da un punto di vista strategico.
