FOLLOW THE FLOW
SPEDIZIONIERI INTERNAZIONALI
Organizza al meglio il tuo flusso di lavoro
Gestisci le spedizioni aeree e trasporti marittimi con BeOne, il software dedicato agli spedizionieri internazionali. Grazie alla soluzione di Nova Systems sei in grado di ottimizzare al meglio il tuo lavoro. Dal procurement all’emissione delle polizze, fino ad arrivare alla fatturazione e alla contabilità, con BeOne puoi gestire tutto questo e molto altro ancora. La totale integrazione tra i moduli consente di eliminare le possibilità di errore e di ridurre i tempi di intervento e di risposta rispetto alle necessità dei propri clienti. Un flusso di lavoro ottimizzato inoltre con specifici provider come INTTRA, nel caso del trasporto marittimo, e Cargo Start, nel caso di vettore aereo.
Ecco il flusso di lavoro studiato per te e per le tue esigenze di spedizioniere internazionale.
1 • PROCUREMENT OFFERTA
Attraverso il Procurement di BeOne è possibile evadere le richieste di quotazione pervenute dai committenti tramite la funzionalità Ricerca tariffe di costo, inserendo le informazioni, tra cui il tipo trasporto e il settore di traffico. La ricerca può iniziare semplicemente con uno di questi dati ed essere filtrata ulteriormente più in profondità. Puoi così ottenere tariffe di costo dei singoli fornitori molto precise e la quotazione da inviare al richiedente, la quale può avere più opzioni per dare l’opportunità all’interlocutore di scegliere l’opzione più adatta alle proprie necessità e aspettative. Tutte le offerte ed il proprio esito sono regolarmente registrate per essere valutate in sede di analisi periodica, riguardo all’andamento delle vendite e i relativi previsionali. Le offerte possono essere inoltre messe a disposizione del committente in più forme: via web, via e-mail e tramite autoquotazione direttamente dal committente. Una volta che le offerte vengono accettate dal committente, le stesse offerte diventano il primo evento del flusso della spedizione e generanno automaticamente la spedizione, che passa al dipartimento operativo per il successivo step del flusso.
2 • BOOKING SPEDIZIONE
In Gestione Spedizioni di BeOne il dipartimento operativo dell’azienda può trovare già la spedizione creata in fase di accettazione offerta, con tutti i relativi costi e ricavi. A questo punto l’utente inizia la verifica dei dati della spedizione e segue la pianificazione già predeterminata dal Workflow.
3 • WORKFLOW
Con BeOne è possibile configurare il tuo flusso di lavoro, adattandolo alle modalità operative della tua azienda. Uno strumento strategico in grado di generare, in modo semplice e intuitivo, dei modelli operativi che rendono più automatici i processi. BeOne WorkFlow traccia infatti tutti gli eventi pianificati, che possono essere resi definitivi dall’utente, oppure essere ricevuti automaticamente dall’esterno dai vari fornitori coinvolti nella spedizione. Obiettivo del Workflow è quello di incrementare l’efficienza di ogni attività, eliminando così i passaggi non necessari. Gli eventi pianificati e definitivi possono a loro volta essere automaticamente trasmessi a terzi o consultati via web dal committente della spedizione.
4 • RITIRO POSIZIONAMENTO
A seconda del tipo di spedizione puoi pianificare i ritiri per le spedizioni da consolidare o richiedere il posizionamento per le spedizioni FCL. Per le spedizioni via magazzino, Nova Systems ha sviluppato in BeOne la funzionalità integrata del Cross Docking, che consente di dirigere e controllare ogni tipo di attività all’interno del magazzino di transito, tramite differenti tipologie di Missioni. Le attività vengono svolte con appositi terminali in radiofrequenza. L’utilizzo di segnacolli interni e/o esterni (generati da terzi) consente il controllo dei singoli colli dall’arrivo, l’ubicazione in magazzino fino alla partenza delle merci.
5 • EVENTUALE CONSOLIDAMENTO
BeOne gestione groupage, permette la consolidazione delle spedizioni aeree e i trasporti marittimi con un semplice drag and drop delle singole spedizioni all’interno della lista di carico, che diventerà la Master. Alla chiusura della Master sarà possibile generare specifici Cargo manifest da inviare telematicamente o via mail ai propri agenti.
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6 • EMISSIONE POLIZZE
BeOne è in grado di generare polizze aeree e/o marittime in linea con gli standard internazionali, sia in formato cartaceo che digitale e le trasmette in via telematica al vettore. Tutto questo è possibile grazie all’integrazione con specifici provider come INTTRA, nel caso del trasporto marittimo, o Cargo Start, nel caso del trasporto aereo. Nell’ambito marittimo sarà possibile inoltre ottenere i messaggi relativi all’istruzioni di polizze da inviare alle singole compagnie marittime. Le polizze aeree o marittime potranno così essere emesse
7 • OPERAZIONI DOGANALI
All’interno di BeOne è possibile gestire le disposizioni doganali ed inviarle telematicamente al proprio operatore doganale e ricevere in risposta la bolla doganale, che verrà associata alla spedizione all’interno di BeOne. Il software si interfaccia con i servizi messi a disposizione dall’agenzia delle Dogane e in particolare con il fascicolo elettronico della dichiarazione doganale e con il nuovo cassetto doganale. Attraverso il gestionale è possibile monitorare gli stati di avanzamento della dichiarazione in dogana, mostrando l’avvenuta verifica in forma automatica oppure la necessità di controllo documentale, o visita merce o ancora scansione della merce, fino all’avvenuta ricezione dello svincolo.
8 • PARTENZA AEREA O MARITTIMA
Nei moduli overseas Aereo e Mare è possibile gestire, per la parte delle spedizioni aeree, i numeri di AirWayBill (AWB) con relative prenotazione ed assegnazione del numero, mentre per la parte dei trasporti marittimi viene gestita l’associazione al viaggio nave con le relative informazioni dei porti, date di partenza e date di arrivo previste ed effettive. Per il traffico aereo puoi inoltre ricevere gli aggiornamenti relativi ai voli e Status collegati. Beone permette di dirigere i viaggi nave e relative informazioni dei porti toccati e le relative date stimate ed effettive, mentre per i voli aerei Beone permette, tramite l’integrazione con provider internazionali, di ricevere automaticamente gli stati di avanzamento del volo dall’arrivo della merce in aeroporto fino alla consegna all’aeroporto di destino.
9 • FATTURAZIONE
BeOne permette di emettere fatture rapidamente, essendo già contemplati nella spedizione sia i ricavi da fatturare che i costi concordati con i fornitori che verranno consuntivati successivamente. Le fatture attive possono essere immediate o riepilogative e per ogni fattura verrà emessa la lista delle spedizioni con tutti i relativi dati, compresi gli addebiti dei diritti doganali.
10 • CONTABILITÀ SPEDIZIONI (Shipment Accounting)
Nell'ambito del controllo di gestione, la Business intelligence di BeOne consente un'analisi completa di tutte le attività legate alla spedizione, dei fornitori utilizzati e di eventuali costi interni. Grazie al modulo BeOne Analytics è possibile ottenere un'analisi puntuale dell'andamento economico finanziario e di traffico dell’azienda.
