FOLLOW THE FLOW
TRANSITAIRES INTERNATIONAUX
Une meilleure organisation de votre flux de travail
Gérez les expéditions par voie aérienne et maritime avec BeOne, le logiciel dédié aux transitaires internationaux. Grâce à la solution de Nova Systems, vous êtes en mesure d'optimiser votre flux de travail. De l'approvisionnement à l'émission de polices en passant par la facturation et la comptabilité, BeOne vous permet de gérer tout cela et bien plus encore. L'intégration totale entre les modules élimine la possibilité d'erreurs et réduit les temps d'intervention et de réponse par rapport aux besoins de vos clients. En outre, un flux de travail optimisé avec des fournisseurs spécifiques tels que INTTRA, dans le cas du transport maritime, et Cargo Start, dans le cas des transporteurs aériens. Un logiciel tout en un à votre disposition. Voici le flux de travail conçu pour vous et vos besoins en tant que transitaire international.
Voici le flux de travail conçu pour vous et vos besoins en tant que transitaire international.
1 • PROCUREMENT
Par le biais de Beone Procurement, il est possible de traiter les demandes de cotation reçues des clients en recherchant les taux de coûts en saisissant les informations minimales ; par exemple : le type de transport (aérien, maritime), le secteur de trafic (import/export/triangulations), la recherche peut commencer simplement en saisissant une ou plusieurs de ces informations et être filtrée en profondeur en mettant en œuvre les informations : départ/destination, type de conteneur, etc. pour arriver à des tarifs précis des coûts des différents fournisseurs : du fret, des suppléments jusqu'aux les compétences permettant ainsi de choisir le ou les fournisseurs les plus adaptés au service demandé et de fixer la marge correcte pour obtenir le devis à envoyer au demandeur. Ce devis peut comporter plusieurs options afin de donner au demandeur la possibilité de choisir l'option la plus adaptée à ses attentes. Toutes les offres et leurs résultats sont régulièrement enregistrés pour être évalués dans des analyses et des prévisions périodiques de l'évolution des ventes. Ces offres peuvent être mises à disposition du client sous plusieurs formes: via le web, par e-mail, par auto-citation directement auprès du client. Une fois que les offres sont acceptées par le client, elles deviennent elles-mêmes le premier événement du flux de livraison et génèrent automatiquement l’expédition qui est transmise au département des opérations pour l'événement suivant du flux.
2 • RÉSERVATION DES EXPÉDITIONS
Dans BeOne Shipment Management, le département des opérations trouve déjà l'envoi créé lors de l'acceptation de l'offre avec tous ses coûts et revenus. À ce stade, l'opérateur commence à vérifier les données d'expédition et suit le calendrier déjà prédéterminé par le WorkFlow.
3 • WORKFLOW
BeOne WorkFlow suit tous les événements planifiés et fournit un retour d'information avec les données finales. Tous les événements peuvent être rendus définitifs par l'utilisateur, ou ils peuvent être automatiquement reçus en extérieur par les différents fournisseurs impliqués dans l'expédition. Les événements planifiés et finaux peuvent à leur tour être automatiquement transmis à des tiers ou consultés via le web par le dispatcher.
4 • COLLECTE/POSITIONNEMENT
En fonction du type de transport, vous pouvez programmer des collectes pour les envois à regrouper ou demander un positionnement pour les expéditions FCL. Pour les expéditions via l'entrepôt, Nova Systems a développé dans BeOne la fonctionnalité intégrée de Cross Docking, qui permet de diriger et de contrôler toutes sortes d'activités dans l'entrepôt de transit, via différents types de Missions. Les activités sont réalisées à l'aide de de terminaux spéciaux à radiofréquence. L'utilisation de marqueurs de colis internes et/ou externes (générés par des tiers) permet de contrôler les colis individuels depuis leur arrivée, leur localisation dans l'entrepôt jusqu'à leur départ.
5 • CONSOLIDATION ÉVENTUELLE
La gestion des groupages BeOne,, permet de consolider les expéditions par un simple glisser-déposer des expéditions individuelles dans la liste de chargement qui deviendra le Master. Lorsque le Master sera fermé, il sera possible de générer des manifestes de cargaison spécifiques à envoyer par télématique ou par e-mail à vos agents.
Vous voulez en savoir plus sur le module logiciel TMS pour la gestion des expéditions internationales ?
6 • L'ÉMISSION DE POLICES
Les polices aériennes ou maritimes peuvent ainsi être émises à la fois sous forme papier et numérique et transmises par voie télématique au transporteur grâce à l'intégration de fournisseurs spécifiques tels que INTTRA dans le cas des transporteurs maritimes ou Cargo Start dans le cas des transporteurs aériens.
7 • OPÉRATIONS DOUANIÈRES
Dans BeOne, il est possible de gérer les dispositions douanières et de les envoyer par voie télématique à votre opérateur douanier et de recevoir par voie télématique de ce même opérateur la facture douanière qui sera associée à l’expédition dans BeOne.
8 • DÉPART AÉRIEN ET MARITIME
Beone vous permet également de gérer les voyages maritimes et les informations connexes sur les ports touchés et leurs dates estimées et réelles, tandis que pour les vols aériens, Beone vous permet, grâce à l'intégration avec des fournisseurs internationaux, de recevoir automatiquement les statuts des vols depuis l'arrivée des marchandises à l'aéroport jusqu'à leur livraison à l'aéroport de destination.
9 • FACTURATION
BeOne permet d'émettre rapidement des factures, car tant les revenus à facturer que les coûts convenus avec les fournisseurs sont déjà inclus dans l’expédition et seront facturés ultérieurement. Les factures actives peuvent être immédiates ou résumées et, pour chaque facture, une liste des expéditions sera émise avec toutes les données pertinentes, y compris les droits de douane.
10 • COMPTABILISATION DES EXPÉDITIONS
Dans le domaine du contrôle de gestion, BeOne Business intelligence permet une analyse complète de toutes les activités liées à l'expédition, des fournisseurs utilisés et des coûts internes éventuels. Grâce au module BeOne Analytics, il est possible d'obtenir une analyse précise des performances financières et du trafic de l'entreprise.
