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INTERNATIONAL OVERLAND FREIGHT FORWARDERS
Organisez mieux votre flux de travail
Pour relever le défi de la compétitivité, les transitaires sont constamment à la recherche de synergies qui favorisent la croissance des affaires. C'est le cas du groupe Bianchi et de Moldtrans, qui ont uni leurs forces pour se placer comme point de référence sur un marché en pleine mutation.
Comment ?
Les deux entreprises ont trouvé en BeOne le partenaire idéal pour gérer les expéditions internationales de groupage import-export et optimiser ainsi un flux de travail capable de garantir la ponctualité, la sécurité et la précision pour le client final.
Grâce au logiciel de Nova Systems, vous pouvez vous interfacer en temps réel avec vos correspondants, ce qui vous permet d'économiser du temps et des ressources dans le transport international. En savoir plus !
Voici le flux de travail que tout opérateur peut mettre en place dans le cadre d'une expédition de groupage international.
1 • GESTION DES TARIFS FOURNISSEURS / CLIENTS
Grâce à BeOne, il est possible de configurer différents types de tarifs, en commençant par ceux des fournisseurs, des partenaires et des réseaux et en terminant par les tarifs de vente aux Clients, tout en ayant la possibilité de gérer différents tarifs tels que les échelles sur les quintaux, les palettes, les mètres cubes, les linéaires, les km, les articles, ad valorem, etc.
Dans le but de simplifier la gestion des tarifs par les opérateurs, Nova Systems a développé au sein du CRM la possibilité de rationaliser le chargement et la maintenance des tarifs, en particulier dans un contexte de forte volatilité des coûts de carburant par exemple. Dans ce cas, grâce au CRM de BeOne, l'augmentation de la surcharge carburante peut être étendue à tous les taux de revenus des clients en améliorant un seul champ.
L'objectif est de permettre au transitaire de faire bénéficier ses clients d'outils numériques qui contribuent à faciliter les affaires, augmentant ainsi les chances de fidélisation de la clientèle.
Le transitaire a la possibilité de consulter ses propres tarifs, de faire des demandes de cotation ou d'élaborer de manière autonome des offres (auto-cotation) au sein de la Collaboration Platform, le portail web collaboratif. L'expéditeur a la possibilité de donner accès à la plateforme à ses clients pour partager le Track & Trace, les Tableaux de Bord de Business Intelligence, la Documentation Électronique, les cotations d'offres et bien plus encore.
Un autre front sur lequel Nova Systems travaille est la réduction de l'effort et du temps d'attente pour répondre aux demandes de cotations spot, avec l'intégration de systèmes d'intelligence artificielle, qui permettent de répondre aux demandes par e-mail en quelques secondes.
2 • GESTION DES COLLECTES/LIVRAISONS
Grâce à la gestion des Collectes et livraisons, vous pouvez coordonner facilement et efficacement vos itinéraires de collecte et de distribution de marchandises, tout en assurant une meilleure coordination de vos véhicules sur le territoire. Cette solution a été développée pour faciliter le travail de ceux qui gèrent la collecte et la distribution des marchandises, car elle permet de regrouper les livraisons et les collectes par zone pertinente. Cette fonctionnalité vous permet également d'organiser votre itinéraire en fonction des collectes prévues, en économisant du temps et de l'énergie et en tenant compte des contraintes des véhicules disponibles et des points de collecte eux-mêmes.
3 • XPÉDITIONS ET LISTES DE CHARGEMENT
BeOne permet d'associer facilement les expéditions aux différentes listes de sortie d'exportation, en vérifiant constamment que l'acheminement prévu d'une expédition est respecté lorsqu'elle est affectée à la liste de chargement.
Chaque liste de chargement fournit également des systèmes de contrôle sur la saturation des véhicules (kg, mètres linéaires et cubes). Pour faciliter l'utilisation et accélérer les opérations, il est également possible d'imprimer et de transmettre numériquement toute la documentation des expéditions figurant dans la liste en un seul clic.
4 • HUB & CROSS DOCKING
Afin de réduire le temps de collecte et de livraison des expéditions, tout en garantissant l'efficacité du flux de chargement/déchargement des marchandises dans son entrepôt, Nova Systems a développé le module Cross Docking de BeOne. Le logiciel fournit les outils nécessaires pour suivre les marchandises entrantes et sortant de votre entrepôt. Tout cela en temps réel, en signalant toute irrégularité, tout manque ou tout excédent. BeOne Cross Docking permet de canaliser et de contrôler tous les types d'activité au sein du hub, par le biais de différents types de missions, qui sont effectuées à l'aide de TRF (terminaux à radiofréquence). Les marchandises entrantes sont déchargées sur le volet d'entrée, triées dans l'entrepôt et transférées en un temps très court sur le volet de sortie pour être envoyées au correspondant qui se chargera de la livraison finale.
Le module permet une synchronisation parfaite entre l'entrepôt et les bureaux opérationnels, puisque chaque mission effectuée dans le hub est visible dans le dispatching, via la fonctionnalité Workflow de BeOne.
5 • SYSTÈME EDI
La précision et la rapidité de l'échange d'informations sont devenues primordiales. Au cœur du flux de travail se trouve donc le système EDI de BeOne, pour l'envoi instantané et synchronisé de données, de documents et de messages (tels que les détails de l'expédition, l'expéditeur, le destinataire, le poids, la taille des marchandises, les parties concernées, le point de collecte et de livraison) au format électronique. Cela permet de rationaliser les activités de communication entre les opérateurs, de réduire le temps et le coût du traitement de l'information, tout en garantissant un meilleur niveau de service et de faciliter la collaboration entre les parties.
Le système EDI est capable de traiter les données dans tous les formats (par exemple, les commandes des clients, les commandes des fournisseurs, les fiches, les livraisons, les factures, etc.), puis de les envoyer à leur destination dans le format requis par le client, le partenaire ou toutes les autres parties concernées. Dans le cas où les deux partenaires utilisent BeOne, comme c'est le cas pour Moldtrans et Bianchi Group, la synchronisation des données sera encore plus efficace.
Voulez-vous en savoir plus sur le module logiciel pour les transitaires internationaux ?
6 • WORKFLOW
Avec BeOne, vous pouvez configurer votre flux de travail en fonction des besoins de votre entreprise. De manière simple et intuitive, vous pouvez générer des modèles opérationnels qui rendent les processus plus automatiques. BeOne Workflow vous guide tout au long du processus de gestion des expéditions, en suggérant tout événement planifié qui devrait être traité dans l'expédition, comme l'émission de règlements douaniers pour une expédition d'exportation.
Les événements du flux de travail peuvent à leur tour être automatiquement transmis à des tiers ou consultés par l'expéditeur de l'envoi via Track&Trace sur le web. Grâce au Workflow, vous pouvez ainsi augmenter l'efficacité de chaque activité en éliminant les étapes redondantes et inutiles.
7 • TRACK & TRACE
Grâce à la Collaboration Platform de BeOne, vous pouvez partager toutes les informations relatives à une expédition avec vos expéditeurs et vos partenaires. Vous avez ainsi la possibilité de suivre le statut de votre expédition en temps réel, de visualiser et de télécharger les documents connexes, de consulter les ETD et les ETA.
Grâce à la plateforme de collaboration de BeOne, les expéditeurs peuvent également partager les tableaux de bord d'analyse des données et les KPI convenus avec leurs clients et partenaires.
8 • GESTION DE LA DISTRIBUTION DES MARCHANDISES
Lors de l'organisation des tournées de distribution, la qualité des données saisies dans les expéditions devient cruciale. C'est pourquoi Nova Systems a développé BeOne Geocoding, la nouvelle fonctionnalité qui permet de géolocaliser tous les points de livraison afin que le logiciel puisse détecter les contraintes d'une livraison.
9 • POD APP
Avec BeOne, vous pouvez envoyer et recevoir le POD (Proof of delivery) directement dans le système. Grâce à l'application sur le téléphone du conducteur, vous pouvez confirmer en temps réel que les marchandises ont été collectées ou livrées. Vous pouvez également faire signer le destinataire des marchandises pour certifier que la collecte ou la livraison a bien eu lieu. La signature est apposée sur le bordereau de collecte/de livraison, que BeOne transmet directement à l'expéditeur de l'envoi.
En outre, l'application permet de gérer tout événement imprévu pendant l'exécution du service, comme des photos de dommages, des livraisons partielles, etc.
10 • INVOICING and MANAGEMENT CONTROL
BeOne permet d'émettre rapidement des factures, car les revenus à facturer et les coûts à recevoir sont déjà inclus dans les frais d'expédition. Dans le cas de deux partenaires, la vérification des factures fournisseurs peut devenir automatique grâce à l'échange d'informations via l'EDI, accélérant et numérisant complètement l'ensemble du processus de vérification des factures fournisseurs, ce qui en termes d'effort pour l'entreprise est exponentiel. Grâce aux outils de Business Intelligence, vous pouvez analyser les performances de l'entreprise en temps utile pour aligner l'activité sur les perspectives et les objectifs du marché, en optimisant l'utilisation des ressources.
Concrètement, vous pouvez consulter des tableaux de bord sur les performances des lignes de routage, en termes de chiffres, de volumes et de marges. En outre, grâce à BeOne CRM et aux tableaux de bord disponibles via la business intelligence BeOne Analytics, il est possible d'analyser de manière constante les performances commerciales, en analysant en détail les stratégies de vente avec la force de vente, afin d'obtenir des résultats toujours plus importants.
