Electronic Data Interchange | Fichier EDI BeOne pour la logistique et les expéditions
Dans le secteur des transitaires et de la logistique, la rapidité et la précision dans l’échange des informations sont devenues des caractéristiques prioritaires. Parmi les fonctionnalités supplémentaires proposées par Nova Systems, il y a le système EDI (Electronic Data Interchange) de BeOne, utilisé par les entreprises pour l’Échange de données informatisé. Un changement de paradigme qui influence positivement le travail des opérateurs du secteur.
Intégrer un format de flux de données standardisé dans la gestion permet de réduire les coûts des transactions d’entreprise, réduit les temps de suivi des informations et ceux nécessaires au traitement des commandes. Vous pouvez ainsi avoir plus de temps à consacrer à la véritable planification et à la gestion de votre entreprise.
Ce que vous pouvez faire avec l’EDI pour l’Échange de données informatisé:
Le logiciel de BeOne permet d’échanger différents types de fichiers EDI, documents normalisés entre des systèmes d’information hétérogènes. C’est parce que l’EDI est en mesure de collecter dans n’importe quel format les données du document et les envoie automatiquement à destination dans le format nécessaire au client.
La solution BeOne automatise le flux de données, la création, l’envoi et l’enregistrement de tout type de transaction électronique, en interagissant avec n’importe quel système ERP. Les documents sont ainsi élaborés sans la nécessité d’une intervention humaine.
L’utilisation du système de fichiers EDI est stratégique car il s’intègre avec plusieurs modules de la solution BeOne, tels que le Document Management System (Archivage électronique), Beone e-invoice (facturation électronique), TMS et WMS.
Les informations qui peuvent être échangées via BeOne, grâce à l’utilisation du système EDI, sont multiples:
- • Anagraphiques
- • Articles
- • Résultats
- • Factures
- • Formulaires
- • Manifestes de Douane
- • Mouvements Comptables
- • Mouvements de Stock
- • Commandes Clients
- • Commandes Fournisseur
- • POD (Proof of Delivery)
- • Collecte
- • Étiquettes
- • Expéditions
Ce sont de plus en plus les messages échangés par les Edi.
Voici les statistiques de BeOne:
Année : 2018 – Messages échangés : 20.844.612
Année : 2019 – Messages échangés : 23.468.274
Année : 2020 – Messages échangés : 19.948.455 (au 05/11/2020)
Un exemple d’Échange de données informatisé concerne la prise en charge des expéditions par un correspondant.
- • Les informations relatives au transport que le correspondant fournit au transporteur sont reçues par EDI, de manière à ne pas avoir à réinscrire dans le système les flux de données relatives à l’envoi;
- • Lorsque l’envoi est remis au destinataire, le résultat de l’envoi et le POD via EDI sont envoyés au correspondant, de sorte que le correspondant reçoit et importe l’information dans son système de manière automatisée. De même, si le client de Nova Systems doit confier une expédition à un correspondant :
- • Les informations sur les expéditions à confier sont envoyées par fichiers EDI au correspondant, de sorte que le correspondant ne doit pas réinscrire dans son système les données de l’envoi, mais ils les trouve déjà chargées.
- • Lorsque le correspondant aura effectué la livraison, il enverra via EDI le résultat et le POD, de manière à retrouver automatiquement l’envoi en état "livré" et en entrant le POD dans le stockage électronique.
AVANTAGES découlant de l’utilisation de l’EDI pour la logistique et les expéditions :
- • permet un gain de temps considérable pour les opérateurs d’entrée de données qui, si reçoivent l'information directement du système d’information du correspondant, ne doivent pas réinscrire manuellement les données dans le système;
- • la possibilité d’erreurs humaines est réduite ou même éliminée parce que l’exactitude des informations augmente. En revanche, des erreurs de frappe de la part des opérateurs (par exemple, des raisons sociales erronées ou, pire encore, des montants incorrectes) pourraient survenir si les données devaient être réinscrites manuellement dans la gestion ;
- • l’utilisation du papier n’est plus nécessaire, ce qui entraîne une diminution des coûts de gestion et une plus grande attention à la protection de l’environnement;
- • l'EDI favorise l’échange d’informations en temps réel entre les deux partenaires;
- • étant donné l’importance fondamentale de l’EDI, la continuité du service est garantie par la redondance des données (Business Continuity) garantie par Nova Systems;
- • le système EDI est garanti par Nova Systems, qui dispose d’un service interne avec un personnel spécialisé et qualifié qui s’occupe exclusivement des services EDI;
- • Sur le portail EDI, le client peut configurer les alertes à activer en fonction de ses préférences. De cette façon, le système de notification avertit l’utilisateur de la réception des données par e-mail ou signale les erreurs éventuelles.
