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TRANSITARIOS TERRESTRES INTERNACIONALES
Organiza mejor tu flujo de trabajo
Para hacer frente al reto de la competitividad, los transitarios buscan constantemente sinergias que favorezcan el crecimiento del business. Este es el caso de Bianchi Group y Moldtrans, que han unido sus fuerzas para establecerse como punto de referencia en un mercado en rápida evolución.
¿Cómo?
Ambas empresas han encontrado en BeOne el aliado ideal para gobernar los envíos internacionales de grupaje Import-Export y optimizar así un flujo de trabajo capaz de garantizar puntualidad, seguridad y precisión al cliente final.
Gracias al software de Nova Systems, puedes interactuar en tiempo real con sus corresponsales, ahorrando tiempo y recursos en el transporte internacional. Descubre más
Este es el flujo de trabajo que cualquier operador puede establecer en los envíos internacionales de grupaje.
1 • GESTIÓN DE TARIFAS DE PROVEEDORES Y CLIENTES
Con BeOne es posible configurar varios tipos de tarifas, empezando por las de proveedores, partners y networks y terminando por las tarifas de venta a clientes, con la posibilidad de gestionar tarifas distintas, en función de quintales, palés, metros cúbicos y lineales, km, ítems, ad valorem y más.
Con el fin de simplificar la gestión de las tarifas por parte de los transitarios, Nova Systems ha desarrollado en el módulo CRM la posibilidad de agilizar la actividad de carga y el mantenimiento de las tarifas, especialmente en un contexto de alta volatilidad de, por ejemplo, los costes del combustible. En este caso, gracias al CRM de BeOne, el aumento del Fuel Surcharge puede extenderse a todas las tarifas de ingresos de los clientes valorando un solo campo.
El objetivo es que el transitario pueda ofrecer a sus clientes herramientas digitales que contribuyan a fomentar el negocio, aumentando así las posibilidades de fidelización.
El transitario tiene la posibilidad de consultar sus propias tarifas, realizar solicitudes de cotización o elaborar ofertas de forma independiente (auto-quote) dentro de la Collaboration Platform, el portal web colaborativo. El shipper tiene la opción de proporcionar acceso a la plataforma a los clientes para compartir el Track & Trace, los cuadros de mando del Business Intelligence, la Documentación Electrónica, las cotizaciones ofrecidas y mucho más.
Otro frente en el que está trabajando Nova Systems es la reducción del effort y el tiempo de espera para responder a las solicitudes de cotizaciones spot, con la integración de sistemas de inteligencia artificial, que les permiten responder a las solicitudes por correo electrónico en cuestión de segundos.
2 • GESTIÓN DE RECOGIDAS/ENTREGAS
Gracias a la gestión de Recogidas y Entregas, podrás coordinar de forma sencilla y eficaz las rutas de recogida y distribución de mercancías, así como coordinar mejor los vehículos en el territorio. Esta solución se ha desarrollado para facilitar el trabajo de quienes gestionan la recogida y distribución de mercancías, ya que permite agrupar las entregas y recogidas por áreas relevantes. La funcionalidad también te permite organizar la ruta en función de las recogidas programadas, ahorrando tiempo y energía y teniendo en cuenta las limitaciones de los vehículos disponibles y de los puntos de recogida.
3 • ENVÍOS Y LISTAS DE CARGA
BeOne facilita la asociación de los envíos a las distintas listas de salida de exportaciones, comprobando constantemente que se respeta la ruta prevista para un envío cuando se asigna a la lista de carga.
Cada lista de carga ofrece también sistemas de control de la saturación del medio (kg, metros cúbicos y lineales). Para facilitar su uso y agilizar las operaciones, también es posible imprimir y transmitir digitalmente toda la documentación de los envíos incluidos en la lista con un solo clic.
4 • HUB & CROSS DOCKING
Para reducir los tiempos de recogida y entrega de los envíos, garantizando al mismo tiempo la eficacia del flujo de carga y descarga de mercancías dentro del almacén, Nova Systems ha desarrollado el módulo Cross Docking de BeOne. El software proporciona las herramientas para realizar un seguimiento de las mercancías que entran y salen de un almacén. Todo esto en tiempo real, informando de cualquier incongruencia, carencia o excedente. BeOne Cross Docking permite el encaminamiento y control de todo tipo de actividad dentro del hub, a través de diferentes tipos de misiones, que se llevan a cabo con los TRF (terminales de radiofrecuencia). La mercancía entrante se descarga en la zona de recepción a la entrada, se clasifica dentro del almacén y en muy poco tiempo se transfiere a la zona de salida para ser enviada al corresponsal que se encargará de la entrega final. El módulo permite una sincronización perfecta entre el almacén y las oficinas operativas, ya que cada misión realizada en el hub es visible en la expedición, a través de la funcionalidad Workflow de BeOne.
5 • SISTEMA EDI
La precisión y la rapidez en el intercambio de información son ahora fundamentales. En el centro del flujo de trabajo se encuentra el sistema EDI de BeOne para el envío instantáneo y sincronizado de datos, documentos y mensajes (como detalles del envío, remitente, destinatario, peso, tamaño de la mercancía, partes implicadas, punto de recogida y entrega) en formato electrónico. Esto agiliza las actividades de comunicación entre operadores, reduce el tiempo y el coste del tratamiento de la información, garantiza un mejor nivel de servicio y facilita la colaboración entre las partes.
El sistema EDI es capaz de manejar datos en cualquier formato (por ejemplo, pedidos de clientes, pedidos de proveedores, registros maestros, resultados, envíos, facturas, etc.) y enviarlos a su destino en el formato que necesite el cliente, el socio o todas las demás partes implicadas. Si ambos socios utilizan BeOne, como en el caso de Moldtrans y Bianchi Group, la sincronización de datos será aún más eficaz.
¿Quieres saber más sobre el módulo de software para transitarios internacionales?
6 • FLUJO DE TRABAJO
Con BeOne puedes configurar tu flujo de trabajo en función de las necesidades de tu empresa. De forma sencilla e intuitiva, puedes generar plantillas operativas que automaticen los procesos. BeOne Workflow te guía a través del proceso de gestión de envíos, proponiendo posibles eventos planificados que deben gestionarse en el envío, como la emisión de normativas aduaneras para un envío de exportación.
A su vez, los eventos del Workflow pueden transmitirse automáticamente a terceros o el comitente del envío puede acceder a ellos a través del Track&Trace en la web. Gracias al Workflow, podrás aumentar la eficacia de cada actividad eliminando los pasos redundantes e innecesarios.
7 • TRACK & TRACE
Gracias a la Collaboration Platform de BeOne, puedes compartir toda la información sobre envíos con tus shippers y socios. Puedes seguir el estado de tu envío en tiempo real, ver y descargar los documentos pertinentes, consultar ETD y ETA.
Gracias a la plataforma de colaboración de BeOne, los transitarios también pueden compartir con sus clientes y socios paneles de análisis de datos y KPI acordados.
8 • GESTIÓN DE LA DISTRIBUCIÓN DE MERCANCÍAS
A la hora de organizar las rutas de distribución, la calidad de los datos introducidos en los envíos resulta crucial. Por eso Nova Systems ha desarrollado BeOne Geocoding, la nueva funcionalidad que permite geolocalizar todos los puntos de entrega para que el software pueda detectar las limitaciones de una entrega.
9 • APP POD
Con BeOne puedes enviar y recibir el POD (Proof of Delivey o comprobante de entrega) directamente en el sistema. A través de la app en el teléfono del conductor se puede confirmar en tiempo real que la mercancía ha sido recogida o entregada. También se puede hacer firmar al destinatario de la mercancía para certificar que la recogida o la entrega se han efectuado realmente. La firma se estampa en el albarán de recogida/entrega, que BeOne remite directamente al comitente del envío. Además, la aplicación permite gestionar cualquier imprevisto durante la ejecución del servicio, como fotos de daños o entregas parciales, y mucho más.
10 • FACTURACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN
BeOne permite emitir facturas con rapidez, ya que tanto los ingresos a facturar como los costes a recibir, que se contabilizará cuando llegue la factura del proveedor, ya están contemplados en el envío. En el caso de dos socios, la verificación de facturas de proveedores puede automatizarse gracias al intercambio de información vía EDI, agilizando y digitalizando completamente todo el proceso de verificación de facturas de proveedores, lo que en términos de esfuerzo para la empresa es exponencial. Gracias a las herramientas de Business Intelligence, puedes analizar el rendimiento de la empresa en el momento oportuno para alinear la actividad con las perspectivas y los objetivos del mercado, optimizando el uso de los recursos. En concreto, puedes consultar cuadros de mando sobre el rendimiento de las líneas de encaminamiento, en términos de cifras, volúmenes y márgenes. Además, gracias a BeOne CRM y a los cuadros de mando disponibles a través de BeOne Analytics, es posible analizar constantemente el rendimiento de las ventas comerciales, analizando en detalle las estrategias de venta con la fuerza de ventas, con el fin de lograr resultados cada vez más importantes.
